3 دلیل که نشان میدهد شما به یک دفترچه راهنمای اجرا نیاز دارید.
تا چه اندازه کسب و کارتان در نبود شما خوب پیش می رود؟ وقتی شما نیستید آیا تک تک بخش ها و اعضا به خوبی کار می کنند؟ آیا شما حس یک شعبده بازی را دارید که در حال تلاش برای گرفتن تمام توپ های معلق در هواست؟ اگر این سوالات شما را تا یک حدودی عصبانی می کند، شاید شما نیاز به یک وسیله ی ضروری به نام دفترچه ی راهنمای اجرا دارید.
بسیاری از صاحبان باشگاه های زیبایی اندام و فیتنس به شما خواهند گفت که آن ها هم دارای این دفترچه راهنمای اجرا می باشند، اما آن ها کی این دفترچه را به شما نشان خواهند داد؟ شاید در واقع مانند یک دفترچه ی دست نویس یک کارمند باشد که شامل تمام قوانین حتی در زمان تعطیلات می باشد. داشتن این دفترچه مهم است اما این دفترچه ی راهنمای اجرا نیست. یک دفترچه راهنمای اجرای قانونی شامل تمام مواردی است که در کسب و کار شما اتفاق می افتد و نحوه ی اتفاق افتادن آن را نیز مشخص می کند. ماموریت این دفترچه سهولت موارد مربوط به ساختار سازمانی، چگونگی استخدام، نحوه آموزش، فرایندهای گردش کار، سیستم های بازاریابی، سیستم های فروش و البته بخشی از آن مربوط به سیاست های سازمان و یا مجموعه می باشد.
الان که توضیحات مختصری در مورد دفترچه ی راهنمای اجرا داده شد، بهتر است به 3 دلیلی که نیاز شما را به آن مشخص می کند بپردازیم.
- فراهم سازی یک چهارچوب مشخص
شما نیاز به یک دفترچه ی راهنما دارید در این صورت از انجام کارهای بی برنامه و ناگهانی جلوگیری می شود. حتی در بعضی مواقع اگر کارمندی نزد شما آمد و یک درخواست اضطراری داشت شما باید باز هم از دفترچه ی راهنما استفاده کنید و بدون رجوع به آن نباید تصمیم گیری کنید. بهترین کسب و کارها زمان های بسیاری را صرف چیزهای مهم مانند برنامه ریزی استراتژیک می کنند اما اگر همیشه در حال مدیریت اتفاقات اضطراری باشید زمانی را برای انجام فاکتورهای مهم کاری نخواهید داشت.
- شامل بهترین تمرینات می باشد
همه ی برنامه ریزی ها و طرح ها مانند آن هایی نیستند که با شکست رو به رو می شوند. بنابراین بهترین سیستم ها را در کسب و کار خود ایجاد کنید و آن ها را بایگانی کنید و هر موقع که نیاز بود به آن ها رجوع کنید. اریک رایز در کتاب خود به نام شروع ضعیف در مورد سنجش سیستم هایی گفته است که کسب و کار شما را می سازد و شما می توانید از نتایج آن ها چیزهای جدیدتری را یاد بگیرید. البته فراموش نشود که دفترچه راهنمای اجرا قابل تغییر می باشد. سیستم ها هر روز قابل ارتقا هستند، بنابراین فرصت هایی برای اصلاح و تغییرات مثبت در دفترچه را دارید.
به یاد داشته باشید که داشتن امید به تنهایی یک برنامه ریزی نیست. شما نمی توانید به راحتی امید به این داشته باشید که بهترین نیروها را استخدام کرده اید و می توانند بهترین آموزش ها و تمرینات را به افراد بدهند و در مقابل بهترین درآمد را داشته باشید. به جای آن شما باید برای تک تک این موارد از آموزش و بازاریابی گرفته تا کسب درآمد باشگاه خود، برنامه ریزی کرده باشید و تمام مراحل را جز به جز نوشته باشید.
- از نظر مالی دارای استراتژی متناسب است.
آیا دوست دارید که درآمد بیشتری داشته باشید؟ بسیار خوب… سومین دلیلی که شما به یک دفترچه راهنمای اجرا نیاز دارید این است که هزینه ها را کاهش می دهد و درآمد بیشتری را برای شما به همراه دارد. شاید هنوز به این فکر می کنید که نیازی نیست تمام موارد را یادداشت کنید. ورنه هارنیش در کتاب برآوردها چنین بیان کرده است: حتی افراد با هوش مانند پزشکان نیز نیازمند چک لیست هستند. در یک بیمارستان چک لیست موجب شد که از ۴۳ عفونت و ۸ مرگ جلوگیری کند و در مقابل هم ۲ میلیون دلار در هزینه ها صرفه جویی کرد. در یک دفترچه راهنمای استاندارد تعداد زیادی چک لیست وجود دارد که هر کدام به نوبه ی خود نیز موجب صرفه جویی در هزینه ها می شود. کارآفرینان و صاحبان مشاغل عنوان می کنند که یکی از بزرگترین راههای پیشگری از هزینه ها تعدیل نیرو است. استخدام افراد درست و با توانایی متناسب با شغل یکی از کارآمدترین روش ها در جلوگیری تعدیل نیرو می باشد. با این حال بسیاری از صاحبان و مدیران باشگاه ها فاقد چک لیست استخدام مانند چک لیست هایی که دیو رامسی در کتاب خود به نام۱۲ قدم در داشتن یک استخدام خوب دارد، هستند.
صرف هزینه در ایجاد یک سیستم استخدام و ثبت آن در دفترچه راهنمای اجرا یکی از راه هایی است که می توان هزینه ها را تا جایی که امکان دارد کاهش داد و علاوه بر آن موجب درآمدزایی شما خواهد شد. داشتن چنین اطلاعاتی موجب می شود که کارمندان و کارکنانی را استخدام کنید که در هر ساعت ۵۰ دلار یا حتی بیشتر برای شما درآمد داشته باشند در حالی که تنها ۱۰ دلار در ساعت به آن ها دستمزد می دهید. به این مورد دقت کنید: جراحان در کار خود خبره اند و فراشان نیز در جارو زدن زمین متبحرند. مطمئنا، اگر جراحان زمین را جارو کنند، برای نشان دادن این که آنها از هر کاری قدردانی می کنند، امتیاز می گیرند. یا این حال چه کسی می تواند جراحی را در نبود جراح انجام دهد؟ شما به عنوان یک مدیر باشگاه و یا صاحب باشگاه نقش جراح را دارید و شما مسئولیت انجام کاری را دارید که هیچ کس دیگر آن را نمی تواند انجام دهد. وظایف شما عمدتا غیر قابل نوشتن هستند و نمی توان به افراد دیگر آموزش داد. بنابراین زمانی که دیگران در حال انجام وظایفشان هستند مسئولیت های خود را اولویت بندی کنید. همه ی آنها باید به وضوح در بخش “فرآیندهای جریان کار” دفترچه ی عملیات شما مشخص شوند.